نوشته های اداری در سازمان ها از دیدگاه های مختلف گونه های مفرق ی دارند. شناخت طبقه بندی و کاربرد هر یک می تواند در سهولت درست به جا نوع نگارش هریک به لحاظ محتوا ماهیت آن مفید به خاصیت باشد.


نامه های اداری آماده

الف- نامه های اداری ازدیدگاه متن یا ماهیت موضوع

نامه با ماهیت اطلاعی یا خبری:

محتوای اینگونه نوشته ها اطلاع رسانی و ارائه نتیجه یک كار است . نوشتن این نامه ها در دو جهت واحد یا مقام پایین به بالا و از بالا به پایین مبادله می شود.

نامه با ماهیت دستوری :

اینگونه نوشته ها ازمقام بالا خطاب به کارکنان یا موسسات زیرمجموعه تهیه ابلاغ می شود انجام کار یا نتیجه اقدامی را می خواهد.

3- نامه با ماهیت درخواستی:

اکثرا نوشته های بین سازمان ها واحد ها و اشویِژگزینشه از موسسات ماهیت درخواستی دارند درآن و تقاضای بیان می شود که معرف آن واژه " خواهشمند است " است .

4- نامه با ماهیت باز دارندگی :

محتوای این گونه نوشته ها که می تواند با دستوری یا درخواستی باشد انجام کاری را منبع و یا اقدام و حرکتی را متوقف می سازد.

5- نامه با ماهیت همموسیقی ی :

این گونه نوشته ها بین واحدهای مختلف یک سازمان مبادله و یا از مقام بالای سازمانی به واحدهای زیرمجموعه ارسال می شود. محتوای این گونه نوشته ها ، ایجاد همآهنگ ی درانجام امور است .

ب- نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی

نوشته های اداری گیرنده و فرستنده به دو گروه تقسیم می شوند:

1-نامه های داخل سازمانی

این گروه ازنامه ها کاربرد داخلی دارند:

مثال :

-نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسوول پایین تر

-نامه بین دو واحد یا مقام نیز سطح دریک سازمان

- نامه از مقام یا واحد پایین به مقام واحد بالا

- نامه کارکنان به روسا و یا واحد های داخل سازمانی

2- نامه های برون سازمانی

این گروه از نامه ها کاربرد خارج از تشکیلات دارند.

مثال:

نامه از یک سازمان به سازمان دیگر

نامه از وامیزانی در سازمان به واحد داخل سازمان دیگر

نامه از یک سازمان به اشویِژگزینشه حقوقی برون از سازمان

نامه از سازمان به اشویِژگزینشه حقیقی خارج از سازمان


-پ نامه های اداری ازلحاظ واحد اقدام کننده :

هریک از واحد های اداری که نامه ای تهیه می کنند در عرف اداری نام آن واحد را به می گیرند برای مثال " نوشته هایی که در ذیحسابی حسابداری تهیه می شود به نام " نامه های مالی " خوانده می شود. ازاین دیدگاه می توان انواع نامه ها را برشمرد:

نامه های اداری – نامه های مالی – نامه ی فنی – نامه های آموزش ی – نامه های بازرگانی – نامه های حقوقی و...

ت- نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام :

از این دیدگاه نامه ها به دو دسته تقسیم می شوند :

1-نامه های عادی :

این گونه نامه ها مسیر ارتباطی خود را از مبدا تا مقصد وبر عکس جالب به صورت عادی طی می کنند .

2- نامه های فوری :

این گونه نامه ها که محتوای آن باید سریع بررسی و مورد اقدام قرارگیرد از مبدا با مهرفوری معین می شود مراحل تهیه و تایپ و ثبت ارسال آن خارج از نوبتبقیه نامه ها انجام می شود . در سازمان گیرنده به محض " رویت 11مهرفوری" خارج از نوبت ثبت وبه كار کننده ارجاع می شود . نامه ی فوری 48 ساعته باید مورد اقدام فرا گیرد. در سیسـتم اداری واژه های دیگری هم برای نامه های فوری به کار برده می شود که برگرفته از پیام های نظامی است . مانند:

فوری (48ساعته )

بسیار فوری(24ساعته )

آنی ( به محض وصول ) ولی نامه های اداری در صورتی که ضرورت ایجاد نماید تا به محض وصول مورد اقدام قرار گیرد" اقد ام سریع " نوشته می شود .

ث- نامه های اداری از لحاظ حساسیت و امنیت :

نوشته های اداری از نظرتهیه مراقبت محدودیت مخاطب به دو نوع تقسیم می شوند